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Manuella, secrétaire comptable indépendante de MPM Assistante Administrative, spécialisée en gestion administrative e

Gestion administrative générale

Rédaction de courriers, mails, devis et factures

Rédaction personnalisée et professionnelle de tous vos documents administratifs et commerciaux, adaptés à votre activité et à votre image :

  • Courriers administratifs (clients, fournisseurs, organismes)

  • E-mails professionnels (réponses clients, relances, demandes)

  • Devis : création, mise en page, envoi

  • Factures : établissement, suivi des règlements, numérotation conforme

Livrables :
Documents fournis en format Word, PDF ou directement dans votre outil habituel (Excel, logiciel de facturation, etc.).

Saisie de documents divers (rapports, tableaux, comptes-rendus)

Saisie rapide, rigoureuse et soignée de tous types de documents professionnels à partir de fichiers manuscrits, audio ou numériques. Mise en page selon vos consignes, avec une attention particulière à l’orthographe, à la présentation et à la clarté.

Documents pris en charge :

  • Rapports professionnels, comptes-rendus de réunions, procès-verbaux

  • Saisie de tableaux Excel (budgets, plannings, bases de données)

  • Notes de services, documents internes, fiches techniques

  • Retranscription de documents manuscrits ou dictés

Options possibles :

  • Mise en page personnalisée (logo, en-tête, sommaire, pagination)

  • Relecture et correction orthographique

  • Export en format Word, PDF, Excel

​Suivi des tableaux de bord administratifs

Mise à jour et suivi régulier de vos tableaux de bord pour un pilotage efficace de votre activité. Je vous aide à garder une vue claire et synthétique sur vos indicateurs clés administratifs, comptables ou RH.

Tâches proposées :

  • Création ou mise à jour de tableaux de bord sous Excel, Google Sheets ou outil dédié

  • Suivi des indicateurs : dépenses, facturation, encaissements, échéanciers, paie, congés…

  • Contrôle des données saisies et alertes en cas d’anomalie

  • Automatisation de certaines formules ou graphiques pour une lecture simplifiée

  • Envoi périodique du tableau à jour (hebdomadaire, mensuel, etc.)

Outils maîtrisés :
Excel, Google Sheets, logiciels de gestion si accès fourni (Tiime, Pennylane, Silae, etc.)

Classement et archivage de documents (papier & numérique)

Organisation, tri et archivage de vos documents administratifs, comptables ou RH, selon des règles logiques, chronologiques et conformes à la législation.
Prestation disponible à distance (archivage numérique) ou sur site (archivage papier).

Tâches incluses :

  • Tri et classement des documents selon leur nature (factures, paie, contrats, etc.)

  • Numérisation de documents papier (si sur site ou si fournis)

  • Nommage clair et structuré des fichiers

  • Organisation des dossiers sur votre cloud ou support numérique (Google Drive, Dropbox, etc.)

  • Mise en place d’un plan de classement (papier ou numérique)

Livrables :

  • Dossiers organisés et accessibles

  • Sauvegarde sur support / cloud

  • Tableau récapitulatif (Excel ou PDF)

Prise de rendez-vous & gestion d’agenda

Organisation complète de votre planning professionnel : je gère vos rendez-vous, vos réunions et vos déplacements pour vous permettre de rester concentré(e) sur votre cœur de métier.

Tâches incluses :

  • Prise de rendez-vous par téléphone, mail ou via formulaire en ligne

  • Confirmation, relance ou annulation des rendez-vous

  • Synchronisation avec vos outils d’agenda (Google Agenda, Outlook, etc.)

  • Programmation de réunions ou visios (Zoom, Teams…)

  • Suivi de planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel

  • Préparation de feuilles de route ou de plannings personnalisés

Outils utilisés :
Google Calendar, Outlook, Trello, Calendly, Zoom, etc. (adaptation à vos outils).

Commande de fournitures / matériel

Gestion complète de vos achats de fournitures et de matériel, pour assurer le bon fonctionnement de votre activité, sans perte de temps.

Tâches proposées :

  • Recensement des besoins (papeterie, bureautique, informatique, consommables…)

  • Recherche de fournisseurs / devis comparatifs

  • Passation de commande (téléphone, e-mail, plateformes en ligne)

  • Suivi des livraisons et gestion des litiges

  • Mise à jour des stocks et anticipation des ruptures

Avantages :

  • Gain de temps

  • Optimisation des coûts

  • Suivi organisé des dépenses

Gestion du courrier (réception, envoi, recommandés)

Prise en charge complète de la gestion de votre courrier administratif et professionnel, pour vous faire gagner du temps et garantir le suivi de vos échanges.

Tâches proposées :

  • Réception, ouverture, tri et traitement du courrier entrant

  • Numérisation et transmission des courriers importants (si souhaité)

  • Rédaction, mise en forme et affranchissement du courrier sortant

  • Gestion des envois recommandés (papier ou via lettre recommandée en ligne)

  • Suivi des accusés de réception

  • Organisation et classement des documents reçus et envoyés

Conditions :

  • À distance : gestion du courrier numérique via scan / boîte mail

Commande de fournitures / matériel

Gestion complète de vos achats de fournitures et de matériel, pour assurer le bon fonctionnement de votre activité, sans perte de temps.

Tâches proposées :

  • Recensement des besoins (papeterie, bureautique, informatique, consommables…)

  • Recherche de fournisseurs / devis comparatifs

  • Passation de commande (téléphone, e-mail, plateformes en ligne)

  • Suivi des livraisons et gestion des litiges

  • Mise à jour des stocks et anticipation des ruptures

Avantages :

  • Gain de temps

  • Optimisation des coûts

  • Suivi organisé des dépenses

Bureau moderne dédié à la gestion administrative, à la pré-cComptabilité et à l'accompagnement des entreprises.

Comptabilité de base (préparatoire à l’expert-comptable)

Saisie des écritures comptables (achats, ventes, banques)

Je prends en charge la saisie rigoureuse de vos pièces comptables dans le respect des obligations légales et des normes comptables, en lien avec votre expert-comptable si besoin.

Tâches proposées :

  • Saisie des factures d’achats (fournisseurs) et de ventes (clients)

  • Enregistrement des opérations bancaires (relevés, virements, chèques…)

  • Lettrage des comptes tiers (clients/fournisseurs)

  • Classement et archivage numérique des pièces justificatives

  • Préparation des éléments à transmettre au cabinet comptable

Outils maîtrisés :
Sage,IsaCompta, EBP, Tiime, QuickBooks, Excel, Google Sheets, ou logiciel client.

Conditions :

  • Travail à distance avec accès aux documents scannés ou numérisés

  • Respect de la confidentialité et des délais comptables

Relances clients (échéances & impayés)

Je prends en charge le suivi et la relance de vos clients en retard de paiement pour sécuriser votre trésorerie et maintenir une bonne relation commerciale.

Tâches proposées :

  • Vérification des échéances de paiement

  • Envoi de rappels par mail ou courrier

  • Relances téléphoniques personnalisées

  • Gestion des réponses et négociations éventuelles

  • Mise à jour du suivi des relances dans vos outils

  • Transmission d’un reporting régulier

Objectifs :

  • Réduire les délais de paiement

  • Minimiser les impayés

  • Maintenir une communication professionnelle et respectueuse

Outils utilisés :
Excel, Google Sheets, logiciels comptables, messagerie professionnelle.

​Suivi de la trésorerie (entrées / sorties)

Je vous accompagne dans le suivi précis de vos flux financiers pour garantir une gestion saine et anticiper vos besoins en trésorerie.

Tâches proposées :

  • Enregistrement et suivi des encaissements clients

  • Suivi des paiements fournisseurs et autres décaissements

  • Mise à jour régulière d’un tableau de trésorerie (Excel, Google Sheets)

  • Analyse des soldes disponibles et prévisions à court terme

  • Alerte sur les écarts, retards ou risques de découvert

  • Reporting périodique pour faciliter la prise de décision

Objectifs :

  • Optimiser la gestion financière quotidienne

  • Éviter les problèmes de liquidité

  • Faciliter la préparation des budgets et projections

Outils maîtrisés :
Excel, Google Sheets, logiciels de gestion comptable ou trésorerie.

​Lettrage des comptes clients / fournisseurs

Le lettrage consiste à rapprocher les factures et les paiements pour assurer un suivi comptable précis. Je réalise ce travail avec rigueur afin de garantir la fiabilité de votre comptabilité auxiliaire.

Tâches proposées :

  • Identification des règlements correspondants aux factures clients ou fournisseurs

  • Pointage des comptes pour détecter les anomalies (impayés, trop-perçus, avoirs non imputés…)

  • Mise à jour des écritures dans le logiciel comptable

  • Rapprochement des soldes pour fiabiliser vos comptes

  • Préparation des états de relance ou de régularisation si nécessaire

Objectifs :

  • Assurer une comptabilité propre et à jour

  • Anticiper les retards de paiement ou litiges

  • Aider à la clôture des comptes mensuels ou annuels

Outils maîtrisés :
Sage, EBP, IsaCompta, Tiime, QuickBooks, Excel, ou logiciel client.

Pointage des relevés bancaires

Je réalise le rapprochement précis entre les opérations bancaires enregistrées et les écritures comptables, afin de garantir la concordance et la fiabilité de votre comptabilité.

Tâches proposées :

  • Analyse des relevés bancaires (virements, prélèvements, chèques, paiements CB…)

  • Vérification et rapprochement avec les écritures comptables (factures, paiements clients, règlements fournisseurs)

  • Identification et signalement des anomalies ou opérations non justifiées

  • Mise à jour des états de rapprochement bancaires

  • Préparation des documents pour le comptable ou la clôture des comptes

Objectifs :

  • Garantir la fiabilité de la trésorerie

  • Faciliter la réconciliation comptable mensuelle

  • Prévenir les erreurs ou fraudes

Outils maîtrisés :
Excel, Google Sheets, logiciels comptables (Sage, EBP, QuickBooks, Tiime…)

​Suivi des immobilisations (tableaux Excel ou logiciels)

Je prends en charge la gestion et le suivi rigoureux de vos immobilisations afin de garantir une comptabilité conforme et un suivi précis de vos actifs.

Tâches proposées :

  • Enregistrement des acquisitions et sorties d’immobilisations

  • Mise à jour des tableaux d’amortissement (Excel, Google Sheets)

  • Suivi des dates d’entrée, valeurs d’origine et valeurs nettes comptables

  • Préparation des données pour la comptabilité et les états financiers

  • Gestion des cessions ou dépréciations éventuelles

  • Suivi via logiciels spécialisés si accès fourni (ex : Sage, EBP)

Objectifs :

  • Assurer un suivi fiable et actualisé des actifs de l’entreprise

  • Faciliter les déclarations comptables et fiscales

  • Prévenir les erreurs dans la gestion des immobilisations

Outils maîtrisés :
Excel, Google Sheets, Sage, EBP, QuickBooks, Tiime.

​Suivi des factures et règlements (clients & fournisseurs)

Je vous accompagne dans le suivi rigoureux de vos factures émises et reçues, ainsi que des règlements associés, afin de garantir une trésorerie maîtrisée et une gestion fiable de vos encaissements et décaissements.

Tâches proposées :

  • Enregistrement et classement des factures clients et fournisseurs (papier ou numérique)

  • Suivi des échéances de paiement (clients et fournisseurs)

  • Suivi des encaissements et des virements

  • Relances des clients en cas de retard de paiement

  • Préparation des échéanciers de paiement fournisseurs

  • Transmission d’un tableau de suivi à jour (hebdomadaire ou mensuel)

Objectifs :

  • Améliorer votre trésorerie et anticiper les retards de paiement

  • Éviter les oublis de règlement ou les pénalités

  • Maintenir une relation saine avec vos partenaires

Outils utilisés :
Excel, Google Sheets, Tiime, QuickBooks, outils du client, etc.

Préparation des pièces pour l’expert-comptable

Je centralise, organise et prépare l’ensemble des documents comptables nécessaires à la bonne tenue de votre comptabilité par votre expert-comptable, afin de faciliter son travail et assurer la conformité.

Tâches proposées :

  • Collecte des pièces justificatives (factures d’achats, ventes, relevés bancaires, notes de frais…)

  • Classement et archivage numérique ou papier selon vos besoins

  • Vérification de la complétude des dossiers et signalement des pièces manquantes

  • Tri et préparation des documents selon les périodes comptables (mensuelles, trimestrielles, annuelles)

  • Transmission sécurisée des documents à l’expert-comptable

Objectifs :

  • Assurer une communication fluide avec votre expert-comptable

  • Faciliter la tenue et la clôture des comptes

  • Réduire les erreurs ou retards dans le traitement comptable

Outils maîtrisés :
Google Drive, Dropbox, email sécurisé, logiciels de gestion documentaire.

Préparation comptable et gestion administrative pour artisans, TPE et PME par MPM Assistante Administrative.

Gestion commerciale

Création et mise en page de devis personnalisés

Je conçois pour vous des devis clairs, professionnels et entièrement personnalisés, à l’image de votre entreprise, pour valoriser vos prestations et renforcer votre crédibilité auprès de vos clients.

Tâches proposées :

  • Création de devis sur mesure à partir de vos informations (prestations, tarifs, conditions)

  • Mise en page soignée sous Word, Excel, PDF ou logiciel de facturation (Henrri, Tiime, etc.)

  • Intégration de votre logo, couleurs et mentions légales obligatoires

  • Numérotation des devis et suivi des documents

  • Archivage numérique des devis réalisés (à la demande)

Objectifs :

  • Gagner du temps dans la gestion commerciale

  • Donner une image sérieuse et professionnelle

  • Améliorer le taux de conversion des prospects

Outils utilisés :
Word, Excel, Canva, Google Docs, Tiime, Henrri, etc.

Suivi des paiements

Je vous accompagne dans le suivi rigoureux des paiements entrants et sortants afin de garantir une trésorerie maîtrisée et à jour.

Tâches proposées :

  • Suivi des paiements clients (encaissements, retards, règlements partiels)

  • Suivi des paiements fournisseurs (échéances à venir, règlements effectués)

  • Pointage des paiements avec les factures associées

  • Mise à jour des tableaux de suivi (Excel, Google Sheets, logiciel)

  • Relances clients en cas de retard (relances douces ou formelles selon vos instructions)

  • Reporting régulier (hebdomadaire ou mensuel)

Objectifs :

  • Optimiser votre trésorerie

  • Réduire les retards et les impayés

  • Avoir une vision claire et actualisée des flux financiers

Outils utilisés :
Excel, Google Sheets, Tiime, Henrri, QuickBooks, etc.

​Émission des factures clients

Je prends en charge la création, la mise en forme et l’envoi de vos factures clients, dans le respect des obligations légales et de votre charte graphique.

Tâches proposées :

  • Création des factures à partir des devis, bons de commande ou instructions

  • Numérotation et mise en page conforme aux normes comptables

  • Intégration des mentions légales obligatoires (TVA, SIRET, délais de paiement…)

  • Envoi des factures par mail ou via votre outil de facturation (PDF, Tiime, Henrri, etc.)

  • Archivage numérique des factures émises

  • Suivi de la bonne réception et relances éventuelles (en option)

Objectifs :

  • Fluidifier votre facturation

  • Gagner du temps administratif

  • Garantir la conformité et le professionnalisme de vos documents

Outils utilisés :
Tiime, Henrri, QuickBooks, Excel, Word, Google Docs, Canva.

Gestion des avoirs et factures rectificatives

Je prends en charge la création et le suivi des avoirs et factures rectificatives pour garantir une facturation conforme, en cas d’erreur, d’annulation ou de modification d’un document initial.

Tâches proposées :

  • Analyse de la facture concernée et du motif de régularisation

  • Création de l’avoir correspondant (partiel ou total)

  • Émission de la facture rectificative si nécessaire

  • Mise en page conforme aux mentions légales obligatoires

  • Envoi des documents au client avec suivi de réception

  • Mise à jour du tableau de facturation et des encaissements

  • Archivage numérique des documents rectificatifs

Objectifs :

  • Corriger rapidement les erreurs de facturation

  • Respecter la législation comptable et fiscale

  • Maintenir une relation client transparente et professionnelle

Outils utilisés :
Tiime, Henrri, Excel, Word, Google Docs, QuickBooks

Envoi et suivi des factures clients

Je m’occupe de l’envoi et du suivi de vos factures clients, pour vous faire gagner du temps et sécuriser votre trésorerie en assurant un bon suivi des paiements.

Tâches proposées :

  • Envoi des factures par email ou via un logiciel de facturation (PDF, Tiime, Henrri, etc.)

  • Confirmation de bonne réception par le client

  • Suivi des échéances de paiement

  • Relance des factures en attente ou en retard (courtoise ou formelle selon vos instructions)

  • Mise à jour du tableau de suivi (Excel, Google Sheets ou outil dédié)

  • Transmission des informations de règlement au comptable si besoin

Objectifs :

  • Assurer un suivi rigoureux de votre facturation

  • Réduire les retards de paiement

  • Optimiser votre trésorerie

Outils utilisés :
Tiime, Henrri, Google Sheets, Excel, Word, logiciels comptables

​Suivi des échéanciers de paiement

Je vous aide à gérer efficacement les échéances de paiement de vos clients et fournisseurs afin d’optimiser votre trésorerie et éviter les retards ou oublis.

Tâches proposées :

  • Création et mise à jour des échéanciers clients et fournisseurs

  • Suivi des dates d’échéance et alertes de paiement

  • Relance automatique ou manuelle avant échéance

  • Coordination avec la facturation, les règlements et les avoirs

  • Mise à jour de tableaux de bord de suivi (Excel, Google Sheets, Tiime, etc.)

  • Reporting régulier pour une vision claire de votre situation financière

Objectifs :

  • Anticiper les encaissements et décaissements

  • Éviter les retards de paiement

  • Fluidifier la gestion de la trésorerie

Outils utilisés :
Excel, Google Sheets, Tiime, Henrri, QuickBooks, logiciels comptables

Gestion des devis, factures et relances clients pour les petites entreprises.

Gestion du personnels

Collecte et saisie des éléments variables de paie

Je prends en charge la collecte, la vérification et la saisie des éléments variables de paie pour garantir des bulletins de salaire justes, à transmettre à votre cabinet comptable ou à préparer vous-même si vous êtes en autonomie.

Tâches proposées :

  • Collecte des variables : heures travaillées, absences, congés, heures supplémentaires, primes, paniers repas, etc.

  • Vérification des justificatifs (arrêts maladie, feuilles de temps, notes de frais)

  • Saisie des éléments dans un tableau Excel ou dans un logiciel de paie (Silae, Sage, etc.)

  • Transmission sécurisée au gestionnaire de paie ou au cabinet comptable

  • Respect des délais et confidentialité des données

Objectifs :

  • Garantir l’exactitude des bulletins de paie

  • Alléger votre charge administrative

  • Respecter les échéances de paie

Outils utilisés :
Excel, Google Sheets, Silae, Sage, PayFit, Teams, Drive sécurisé

​Gestion des absences, congés payés et arrêts maladie

Je prends en charge la gestion administrative des absences de vos salariés (congés, maladies, absences exceptionnelles) afin d’assurer un suivi fiable et conforme aux obligations légales.

Tâches proposées :

  • Suivi et mise à jour des absences : congés payés, RTT, arrêts maladie, absences injustifiées ou autorisées

  • Collecte et vérification des justificatifs (arrêts de travail, certificats médicaux…)

  • Déclaration des arrêts maladie via Net-Entreprises ou DSN

  • Mise à jour des plannings et tableaux de suivi des congés

  • Transmission des informations à la paie (éléments variables)

  • Suivi des droits acquis (CP en cours, soldes restants, etc.)

Objectifs :

  • Suivi fiable des temps de travail et absences

  • Paie conforme et sans erreur

  • Gain de temps pour l’entreprise

Outils utilisés :
Excel, Google Sheets, Silae, Sage Paie, PayFit, Net-Entreprises, logiciels RH

​Convocations à la médecine du travail

Je gère la préparation, l’envoi et le suivi des convocations à la médecine du travail pour vos salariés, en veillant au respect des délais légaux et au bon suivi médical.

Tâches proposées :

  • Identification des salariés concernés selon la réglementation (visite d’embauche, périodique, reprise, etc.)

  • Rédaction et envoi des convocations individuelles par courrier, email ou voie dématérialisée

  • Coordination avec le service de santé au travail ou la MSA

  • Suivi des confirmations de rendez-vous

  • Archivage des convocations et des attestations médicales reçues

  • Relance des salariés en cas de non-réponse

Objectifs :

  • Assurer la conformité réglementaire en matière de santé au travail

  • Faciliter la gestion administrative liée à la médecine du travail

  • Protéger la santé des salariés et prévenir les risques professionnels

Outils utilisés :
Word, Excel, email, plateformes dédiées santé au travail, systèmes de gestion RH

Assistance à la rédaction de documents RH ou juridiques simples

Je vous accompagne dans la rédaction claire et conforme de vos documents RH ou juridiques simples afin d’assurer la qualité et la conformité de vos communications officielles.

Tâches proposées :

  • Rédaction de courriers administratifs, convocations, lettres de motivation, attestations

  • Rédaction de documents juridiques simples (lettres de rupture, avenants, contrats types)

  • Mise en forme professionnelle et personnalisée des documents

  • Relecture et correction orthographique et juridique

  • Conseils sur le contenu et la conformité légale

  • Adaptation aux conventions collectives et réglementations spécifiques

Objectifs :

  • Garantir des documents professionnels et juridiquement sûrs

  • Faciliter vos démarches administratives et juridiques

  • Gagner du temps et éviter les erreurs

Outils utilisés :
Word, Google Docs, outils de correction (Antidote, Grammarly)

Élaboration des bulletins de paie

Je prends en charge la réalisation complète de vos bulletins de paie, dans le respect de la législation sociale en vigueur et des conventions collectives applicables à votre secteur.

Tâches proposées :

  • Paramétrage initial des dossiers salariés (contrat, statut, taux horaires, absences…)

  • Intégration des éléments variables de paie (heures, congés, primes, paniers, etc.)

  • Établissement des bulletins de salaire conformes

  • Vérification des cotisations sociales et plafonds

  • Génération des bulletins (PDF) et transmission sécurisée

  • Suivi des déclarations sociales (DSN mensuelle en option)

Objectifs :

  • Sécuriser votre gestion de la paie

  • Garantir la conformité légale des bulletins

  • Gagner du temps tout en gardant le contrôle

Outils utilisés :
Silae, Sage Paie, PayFit, Excel, logiciels spécialisés, DSN-FPOC, Pôle emploi, URSSAF, Net-Entreprise

Établissement et suivi des contrats de travail / avenants

Je vous accompagne dans la rédaction, la gestion et le suivi des contrats de travail et avenants, garantissant conformité juridique et adaptation aux évolutions du poste ou de la réglementation.

Tâches proposées :

  • Rédaction des contrats de travail (CDI, CDD, temps partiel, alternance) selon la législation et conventions applicables

  • Rédaction et gestion des avenants (modification de poste, durée, salaire, horaires…)

  • Suivi des signatures et archivage sécurisé des documents

  • Mise à jour des dossiers salariés en fonction des modifications contractuelles

  • Conseils sur les mentions obligatoires et obligations légales

  • Assistance dans la gestion des renouvellements et ruptures de contrat

Objectifs :

  • Sécuriser juridiquement vos relations de travail

  • Faciliter la gestion administrative RH

  • Garantir la conformité avec le Code du travail et conventions collectives

Outils utilisés :
Word, Google Docs, Excel, outils de signature électronique (DocuSign, Yousign, etc.)

​Suivi des visites médicales et obligations légales

Je m’occupe du suivi rigoureux des visites médicales obligatoires de vos salariés ainsi que de la gestion des obligations légales en matière de santé au travail, pour garantir la conformité de votre entreprise.

Tâches proposées :

  • Planification et suivi des visites médicales d’embauche, périodiques, de reprise ou de contrôle

  • Gestion des convocations et relances auprès des salariés

  • Suivi des certificats médicaux et attestations

  • Mise à jour du registre du personnel et des documents obligatoires

  • Veille réglementaire sur les obligations santé et sécurité au travail

  • Coordination avec le service de santé au travail (médecine du travail, MSA)

  • Reporting à la direction sur l’état des visites médicales et conformité

Objectifs :

  • Assurer le respect strict des obligations légales en santé au travail

  • Prévenir les risques professionnels et protéger les salariés

  • Faciliter le travail du service RH et limiter les risques de sanctions

Outils utilisés :
Excel, Google Sheets, logiciels RH, systèmes de gestion de santé au travail

​Archivage des documents légaux (URSSAF, MSA, etc.)

Je prends en charge l’organisation, le classement et l’archivage sécurisé de vos documents légaux liés aux obligations sociales, afin de garantir leur conservation conforme et un accès facilité en cas de contrôle.

Tâches proposées :

  • Réception et tri des documents légaux (avis de paiement, attestations, déclarations, courriers officiels)

  • Classement systématique et rigoureux (papier et/ou numérique)

  • Mise en place d’un système d’archivage clair et accessible

  • Archivage sécurisé avec sauvegarde numérique si nécessaire

  • Suivi des durées légales de conservation

  • Préparation des dossiers en vue de contrôles URSSAF, MSA ou autres organismes

  • Gestion des documents confidentiels en respectant la confidentialité

Objectifs :

  • Assurer la traçabilité et la disponibilité des documents légaux

  • Répondre aux exigences légales de conservation

  • Faciliter les audits et contrôles administratifs

Outils utilisés :
Classeurs physiques, dossiers numériques, solutions cloud sécurisées (Google Drive, Dropbox)

Déclarations sociales (DSN, URSSAF, mutuelle, etc.)

Je vous accompagne dans la gestion rigoureuse de vos déclarations sociales obligatoires afin d’assurer votre conformité légale et la bonne transmission des données aux organismes concernés.

Tâches proposées :

  • Élaboration et dépôt des Déclarations Sociales Nominatives (DSN mensuelles)

  • Déclaration et suivi des charges sociales URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle

  • Gestion des affiliations et radiations auprès des organismes (mutuelle, prévoyance, caisse de retraite)

  • Veille des échéances et télétransmission sur les plateformes officielles (Net-Entreprises, DSN-FPOC)

  • Vérification des retours de DSN et correction des anomalies le cas échéant

  • Archivage des justificatifs

Objectifs :

  • Garantir votre conformité avec les obligations sociales

  • Éviter les pénalités de retard ou d’erreur

  • Vous faire gagner du temps administratif

Outils utilisés :
Silae, Sage Paie, Net-Entreprises, DSN-FPOC, URSSAF, Excel

Rédaction et envoi des DPAE (Déclarations Préalables à l’Embauche)

Je prends en charge la rédaction, la vérification et la transmission des Déclarations Préalables à l’Embauche (DPAE) auprès des organismes sociaux, afin de garantir la conformité réglementaire de vos recrutements.

Tâches proposées :

  • Collecte des informations nécessaires (identité salarié, contrat, date d’embauche, etc.)

  • Rédaction précise de la DPAE selon les données fournies

  • Transmission en ligne aux organismes compétents (URSSAF, MSA)

  • Suivi et archivage des confirmations de réception

  • Conseils et accompagnement en cas de modifications ou annulations

Objectifs :

  • Respecter les obligations légales avant toute embauche

  • Éviter les sanctions liées aux déclarations non réalisées

  • Simplifier la gestion administrative du recrutement

Outils utilisés :
Portail URSSAF, MSA, Net-Entreprises, Excel, Word

​Tenue du registre du personnel

Je gère la tenue et la mise à jour du registre du personnel conformément aux obligations légales, garantissant ainsi la conformité administrative de votre entreprise.

Tâches proposées :

  • Création et mise à jour du registre du personnel (papier ou numérique)

  • Enregistrement des informations obligatoires : nom, prénom, date d’embauche, poste, numéro de sécurité sociale, etc.

  • Suivi des entrées et sorties des salariés

  • Archivage sécurisé et conservation du registre selon la réglementation

  • Préparation aux contrôles administratifs et inspections du travail

  • Conseils sur la gestion et la confidentialité des données

Objectifs :

  • Assurer la conformité légale de l’entreprise

  • Faciliter les démarches administratives et contrôles

  • Garantir la sécurité et la confidentialité des données du personnel

Outils utilisés :
Excel, Google Sheets, registres papier, logiciels RH

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